Mục Tiêu Nghề Nghiệp



truy Lượt Xem:153

5 câu hỏi phỏng vấn trợ lý hành chính

Họ nói đằng sau mọi điều hành kinh doanh thành công là một trợ lý hành chính tốt bí mật điều hành chương trình.
 
Trong khi tuyên bố là có nghĩa là để được funny, có một cốt lõi khá vững chắc của sự thật với nó.
 
Một trợ lý hành chính có trình độ, có năng lực và nhiệt tình xứng đáng với trọng lượng của họ bằng vàng và thuê người quản lý sử dụng câu hỏi phỏng vấn trợ lý hành chính chính xác để loại bỏ những ứng viên không đủ điều kiện trong nhiệm vụ của họ.
 
5 câu hỏi phỏng vấn trợ lý hành chính

Trợ lý hành chính là gì?

Trợ lý hành chính hiện đại giống như con dao quân đội Thụy Sĩ của nhân viên và được yêu cầu biết một lượng thông tin khổng lồ và có vô số các kỹ năng. Đi là những ngày mà một trợ lý hành chính tốt là người pha cà phê ngon nhất và có tiếng nói tốt nhất để trả lời điện thoại.
 
Trợ lý hành chính ngày nay thường là cánh tay phải của Giám đốc điều hành, hỗ trợ các công việc hàng ngày để điều hành một doanh nghiệp. Trợ lý hành chính phối hợp lịch, lên lịch họp, quản lý nhu cầu văn phòng cơ bản và thường đóng vai trò liên lạc giữa CEO và các bộ phận khác.
 
Họ cũng có thể được giao nhiệm vụ với các bài tập truyền thống hơn, như trả lời điện thoại và email, chuẩn bị báo cáo và duy trì cơ sở dữ liệu thông tin và hệ thống nộp đơn. Và vâng, việc pha cà phê thỉnh thoảng cũng có thể rơi vào lĩnh vực công việc mà một trợ lý hành chính sẽ được yêu cầu làm.
 
Bởi vì vai trò của một trợ lý hành chính tốt là rất rộng và đa dạng, các nhà quản lý tuyển dụng sẽ được trên Lookout cho các ứng cử viên có vô số các kỹ năng . Điều này có nghĩa, nếu bạn đang tham gia một cuộc phỏng vấn trợ lý hành chính, bạn nên chuẩn bị để trả lời các câu hỏi rộng và khác nhau bao gồm cả kỹ năng cứng và mềm .
 
Bạn cũng muốn đảm bảo rằng trong khi bạn trả lời các câu hỏi mà người phỏng vấn đang hỏi, bạn cũng đang trình diễn những kỹ năng này.
 
Âm thanh khó hiểu ?
 
Chúng tôi sẽ không nói dối bạn ... việc đóng đinh một cuộc phỏng vấn trợ lý hành chính có thể khó khăn ... nhưng không phải là không thể ... và chúng tôi ở đây để giúp bạn!

4 mẹo hay nhất của chúng tôi dành cho Phỏng vấn trợ lý quản trị viên

Dưới đây là 5 mẹo tốt nhất của chúng tôi để đảm bảo bạn đã sẵn sàng cho cuộc phỏng vấn trợ lý hành chính tiếp theo của mình:
 
1. Chuẩn bị
 
Điều quan trọng là bạn bắt đầu suy nghĩ như một trợ lý hành chính lâu trước khi bạn bước chân vào phòng phỏng vấn đó. Như chúng tôi đã đề cập ở trên, một trợ lý hành chính vững chắc là người có thể giúp quản lý và tạo điều kiện hàng ngày cho các giám đốc điều hành bận rộn và nếu bạn có thể chứng minh kỹ năng đó cho người quản lý tuyển dụng thông qua ứng dụng của bạn, lên đáng kể!
 
Điều đó có nghĩa là đảm bảo bạn chỉnh sửa thư xin việc , đơn đăng ký và hồ sơ của bạn cụ thể cho cả công việc bạn đang đăng ký và công ty đang thuê. Hãy chắc chắn rằng các kỹ năng và khả năng bạn có phù hợp với những gì công ty đang tìm kiếm được đánh dấu rõ ràng trong thư xin việc của bạn và tiếp tục.
 
Một người quản lý tuyển dụng sẽ có nhiều khả năng lôi kéo bạn vào cuộc phỏng vấn hơn nếu họ có thể thấy rằng bạn hoàn toàn phù hợp với công việc. Làm cho công việc của họ dễ dàng hơn giúp bạn dễ dàng tiếp cận vị trí bạn đang đăng ký!
 
2. Sử dụng các ví dụ cụ thể từ quá khứ của bạn
 
Một lần nữa, một trong những thành phần chính của một trợ lý hành chính tốt là khả năng giúp thực hiện công việc của người quản lý hoặc người điều hành mà bạn đang hỗ trợ dễ dàng hơn. Hãy chắc chắn rằng bạn cung cấp cho người quản lý tuyển dụng các ví dụ vững chắc về những cách bạn đã giúp thực hiện công việc của cấp trên dễ dàng hơn cả trong thư xin việc của bạn cũng như trực tiếp trong cuộc phỏng vấn.

Bạn hãy xem thêm link phía dưới đây

3. Hãy xem kỹ kỹ năng mềm của bạn
 
Chúng tôi đã đề cập đến các kỹ năng mềm trước đây trên blog này tại đây . Hãy chắc chắn rằng bạn đi qua danh sách này và thực sự tập trung vào các kỹ năng mềm công việc đòi hỏi và làm thế nào họ phù hợp với các kỹ năng mềm mà bạn có. Kỹ năng thành thạo về kỹ năng cứng của bạn vì trợ lý hành chính chỉ là một nửa công việc. Có một nắm vững của các kỹ năng mềm bạn cần cho vị trí bạn đang phỏng vấn và trưng bày chúng trong thư xin việc của bạn, tiếp tục và phỏng vấn sẽ giúp biến bạn từ người tìm việc làm sang làm việc!
 
4. Nhận Hands-On với công nghệ cao
 
Một trong những nhiệm vụ bạn có thể gặp phải trong khi làm việc như một trợ lý hành chính sẽ liên quan đến việc làm việc với các thiết bị văn phòng thông thường. Đảm bảo bạn biết cách máy tính, máy photocopy, máy fax và thiết bị văn phòng tiêu chuẩn khác (có, ngay cả nồi cà phê), thậm chí chỉ ở mức cơ bản, là kỹ năng mà người quản lý tuyển dụng sẽ đánh giá cao về ứng cử viên.
 
Mặc dù bạn có thể sẽ không biết cách thực hiện bất kỳ sửa chữa quan trọng hoặc sửa chữa lớn thiết bị, có kiến ​​thức làm việc về cách sử dụng thiết bị và cách thực hiện bảo trì cơ bản (thay mực, giấy, mực, bộ lọc, v.v ... để gọi trong một chuyên gia) sẽ giúp làm nổi bật khả năng của bạn để quản lý một môi trường văn phòng hoạt động trơn tru.
 
5 câu hỏi phỏng vấn trợ lý hành chính hàng đầu
 
Bây giờ chúng tôi đã có những lời khuyên được bảo hiểm, chúng ta hãy xem 5 câu hỏi phỏng vấn trợ lý hành chính phổ biến và tại sao những câu hỏi này được yêu cầu giúp bạn chuẩn bị.
 
Hãy nhớ rằng, khi bạn đọc qua, hãy suy nghĩ về cách bạn sẽ trả lời chúng và cách bạn có thể làm nổi bật kỹ năng và kiến ​​thức cụ thể của bạn khi chúng liên quan đến cả nhu cầu của công ty và công việc bạn đang áp dụng.
 
Đừng quên bao gồm những thành công từ các công việc trong quá khứ!

1. "Tại sao bạn áp dụng cho công việc này và những gì làm cho bạn nghĩ rằng bạn sẽ là một trợ lý hành chính tốt?"

Điều này là khá nhiều không có trí tuệ. Không có người quản lý tuyển dụng nào sẽ đưa người nào đó lên tàu chưa sẵn sàng làm trợ lý hành chính tốt và cách tốt nhất để chứng minh rằng bạn đang làm việc là thông qua các ví dụ cụ thể từ những kinh nghiệm làm việc trong quá khứ của bạn.
 
Hãy cởi mở và trung thực khi trả lời câu hỏi này và tập trung vào các khía cạnh của việc trở thành trợ lý hành chính mà bạn thực sự thích thú.
 
Là nó suy nghĩ bên ngoài hộp? Tìm hiểu cách thức hoạt động của công ty từ trong ra ngoài? Có lẽ đó là sự đa dạng liên tục của các nhiệm vụ và khả năng làm việc với các phòng ban khác nhau?
 
Dù nó là gì, hãy tập trung vào điều đó và đảm bảo bao gồm những cách bạn đã thực hiện những điều bạn thích và sử dụng chúng để tạo ra những chiến thắng cho bản thân và chủ nhân của bạn trong quá khứ.

2. “Công việc này yêu cầu bạn dành thời gian trả lời điện thoại. Mức độ thoải mái của bạn với nhiều dòng và số lượng cuộc gọi đến cao như thế nào? ”

Vâng, tôi biết, chúng tôi nói rằng các trợ lý hành chính hiện đại thường được giao nhiệm vụ nhiều hơn là chỉ trả lời điện thoại, nhưng thực tế là, bạn có thể sẽ phải bàn làm việc ngay bây giờ và một lần nữa, và không chỉ biết cách thực hiện nó mà còn để xử lý những gì có khả năng có thể là một tình huống căng thẳng với ân sủng và bình tĩnh chỉ mang lại lợi ích cho bạn.
 
Mặc dù trải nghiệm thực tế xử lý số lượng cuộc gọi cao sẽ là ví dụ tốt nhất khi trả lời câu hỏi này, bạn vẫn có thể trả lời câu hỏi này ngay cả khi không có trải nghiệm đó bằng cách làm nổi bật hiệu quả, cách cư xử lịch sự và khả năng của bạn nhanh chóng ưu tiên và sắp xếp.

3. “Bạn có tự coi mình là cầu thủ của đội? Bạn có làm việc tốt với người khác không? ”

Không có người đàn ông, hay đàn bà nào cho vấn đề đó, là một hòn đảo… ít nhất là không xa những người phụ trách hành chính có liên quan. Là một trợ lý hành chính tốt có nghĩa là cảm thấy thoải mái khi làm việc với nhiều người và nhóm khác nhau trong tổ chức.
 
Có khả năng dẫn dắt cũng như đi theo hướng và thoải mái với sự cộng tác là những kỹ năng quan trọng cho một trợ lý hành chính tốt.
 
Các câu hỏi như thế này là cơ hội tuyệt vời để sử dụng phương pháp STAR để trả lời!

Bạn hãy xem thêm link phía dưới đây

4. "Làm thế nào để bạn làm việc khi phải đối mặt với căng thẳng hoặc áp lực?"

Câu hỏi này có thể hơi phức tạp một chút. Khi một người quản lý tuyển dụng hỏi điều này, họ muốn có một câu trả lời trung thực… nhưng biết làm thế nào để đạt được sự cân bằng giữa việc trung thực và quá trung thực có thể khó khăn.
 
Trước hết, đừng nói dối và nói với họ rằng họ không phải lo lắng vì bạn không bao giờ bị căng thẳng.
 
Không ai sẽ tin bạn. Không, thực sự. Không ai.
 
Là trợ lý hành chính có nghĩa là bạn đã được đảm bảo để xử lý một số tình huống căng thẳng ngay bây giờ và sau đó, và người quản lý tuyển dụng muốn biết bạn đã có sự kiên trì và khả năng hack nó mà không đổ nát như cookie đường tuần trước.
 
Nói về cookie đường tuần trước, không có người quản lý tuyển dụng nào muốn thuê một người không có kỹ năng đối phó khi nói đến một chút áp lực công việc, vì vậy trong khi chúng ta nói thật ... đừng đi quá.
 
Phần khó khăn là tìm một cách để đạt được sự cân bằng giữa thừa nhận bạn sẽ bị căng thẳng trong khi cũng làm nổi bật cách bạn xử lý những khoảnh khắc khó khăn đó mà không cần gấp như bàn thẻ. Những điều tốt để tập trung vào khi trả lời những loại câu hỏi này là kỹ năng tổ chức, chuyển hướng năng lượng căng thẳng thành năng lượng sáng tạo và những bước bạn thực hiện khi phải đối mặt với khủng hoảng để ưu tiên những gì cần thực hiện.

5. "Hãy cho tôi biết về một công việc trong quá khứ bạn đã có mà bạn thực sự rất thích và tại sao bạn thích nó."

Mặc dù đây không phải là câu hỏi về mặt kỹ thuật, người quản lý tuyển dụng đang sử dụng nó như một cách để làm quen với bạn tốt hơn và tìm hiểu điều gì khiến bạn đánh dấu. Bởi vì là một trợ lý hành chính có nghĩa là đội mũ và giải quyết các vấn đề khác nhau, một người quản lý tuyển dụng có lẽ sẽ tránh bất kỳ người tìm việc nào nói về những kinh nghiệm quá khứ liên quan đến việc ngồi lại và làm những công việc lặp đi lặp lại.
 
Những điều quan trọng cần tập trung khi trả lời câu hỏi này bao gồm giải quyết các thách thức, suy nghĩ về đôi chân của bạn, giải quyết vấn đề, ưu tiên nhiệm vụ, làm việc theo nhóm, trải nghiệm lãnh đạo, tổ chức, dự đoán các vấn đề và đưa ra giải pháp.
 
Trước khi kết thúc cuộc phỏng vấn của bạn, tỷ lệ cược là người quản lý tuyển dụng của bạn sẽ hỏi bạn nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào cho họ .

Bạn hãy xem thêm link phía dưới đây

Trong khi nó được yêu cầu để bảo lãnh càng nhanh càng tốt (chúng tôi nhận được nó, các cuộc phỏng vấn thường rơi khá xa trong danh sách những điều bạn muốn làm), chống lại sự thôi thúc để buông, và thay vào đó, dành thời gian để đặt câu hỏi của riêng bạn . Nó sẽ không chỉ cho người phỏng vấn biết rằng bạn thực sự quan tâm đến vị trí này, nhưng bạn có thể học được điều gì đó về công việc mà bạn không biết trước đây.
 
Trước cuộc phỏng vấn, hãy đảm bảo bạn nghiên cứu về công ty và chuẩn bị các câu hỏi của bạn dựa trên nghiên cứu đó.
 
Các câu hỏi hay để hỏi là:
 
Bạn có thể mô tả một ngày điển hình trong vai trò / bộ phận này không?
Nếu được thuê, nhiệm vụ và trách nhiệm của tôi sẽ bao gồm những gì?
Bạn thấy công ty này sẽ đi đâu trong vòng 5 năm tới?
Có chỗ cho sự tăng trưởng ở vị trí này không?
Các phòng ban được cấu trúc như thế nào? Tôi đặc biệt trả lời ai?
Nếu tôi nói chuyện với trợ lý trong quá khứ của bạn, họ sẽ nói điều gì là tốt nhất khi làm việc cho bạn? Điều tồi tệ nhất là gì?
Mô tả trợ lý hoàn hảo của bạn. Chất lượng tốt nhất mà bạn đang tìm kiếm là gì?
Cho tôi biết về trợ lý tồi tệ nhất của bạn. Họ đã làm điều gì khiến họ trở thành tồi tệ nhất?
Bạn có thể mô tả quá trình xem xét hiệu suất của bạn với tôi không? Các bài đánh giá được tổ chức thường xuyên như thế nào? Ai thực hiện chúng?
Công ty này có thưởng cho nhân viên hay khuyến khích họ không?
Bạn hoặc công ty có khuyến khích và / hoặc hỗ trợ các chương trình giáo dục liên tục không? Các nhân viên có được khuyến khích tham dự các chương trình giáo dục khác hoặc quay lại trường không?
Có tổ chức chuyên nghiệp nào mà bạn khuyến khích nhân viên của bạn tham gia không?
Kỳ vọng làm thêm giờ và / hoặc giờ cuối tuần là gì?
Chính sách kỳ nghỉ là gì? Chính sách thời gian bệnh là gì?
Cá nhân bạn thích điều gì nhất khi làm việc ở đây? Bạn thích điều gì nhất?
 
Tất nhiên, danh sách này chỉ là danh sách các đề xuất của chúng tôi. Dựa trên nghiên cứu của bạn và mối quan tâm cá nhân của riêng bạn, cảm thấy tự do để đưa ra câu hỏi của riêng bạn mà bạn muốn hỏi người quản lý tuyển dụng.
 
Để tất cả chúng cùng nhau
 
Đảm bảo rằng bạn đã chuẩn bị sẵn sàng cho vị trí phỏng vấn trợ lý hành chính có nghĩa là thực hiện nghiên cứu trước, đưa mình vào suy nghĩ đúng đắn, tập trung vào kinh nghiệm làm việc trước đây của bạn để bạn có thể rút ra các ví dụ có liên quan, được nhắm mục tiêu để phỏng vấn và đảm bảo rằng bạn không chỉ sẵn sàng cho cuộc phỏng vấn việc làm, mà là bản thân công việc thực tế.
 
Tất nhiên, với tư cách là một sinh viên của những người phỏng vấn, công cụ này sẽ rất nhanh chóng!
 
Chúc may mắn!

Tags:
Bình luận

Bình luận

CHU M VAN SON
2018-08-09 03:28:22

Các bài viết mới

Các tin cũ hơn