Mục Tiêu Nghề Nghiệp



truy Lượt Xem:163

7 sự thật khó chịu cho người quản lý dự án

Quản lý dự án là một trong những người tích cực nhất. Được trang bị các phương pháp và công cụ của chúng tôi, sự lạc quan vô biên và thái độ có thể làm của chúng tôi, đôi khi cảm thấy như chúng tôi có thể làm bất cứ điều gì. Tuy nhiên, thực tế là, có những hạn chế. Tất cả chúng ta phải đối mặt với một số sự thật khó chịu.
 
Đây là một quan điểm cá nhân, vì vậy nó có thể phản ánh sự bất an của riêng tôi, hơn là của bạn. Nhưng tôi nghi ngờ nhiều người trong số họ sẽ cộng hưởng với bạn, như họ làm với những khán giả mà tôi nói chuyện, trên khắp Vương quốc Anh.

1. Các bên liên quan Quyết định xem Dự án của bạn có thành công hay không

Tôi nghĩ rằng đây là một trong những lớn cho tôi. Cho dù bạn quản lý dự án của mình tốt đến đâu, cuối cùng thành công vẫn không phụ thuộc vào bạn. Chính các bên liên quan của bạn sẽ quyết định xem có:
 
Thông qua các quy trình bạn xây dựng
Sử dụng các hệ thống bạn tạo
Mua sản phẩm bạn tung ra
Sử dụng tài sản bạn cung cấp
Điều này đã khiến tôi kết luận rằng trong tất cả các quy trình và kỷ luật quản lý dự án, sự tham gia của các bên liên quan là tối quan trọng.
 
Nổi tiếng, kỹ sư phần mềm và tác giả Tim Lister cho biết: Quản lý rủi ro là cách người lớn quản lý dự án. Trả lời, tôi nói thêm rằng: Sự tham gia của các bên liên quan là cách người lớn tinh vi quản lý dự án. Cách duy nhất để lấy lại quyền kiểm soát kết quả của bạn từ các bên liên quan là đầu tư thời gian của bạn vào họ. Hiểu quan điểm và nhu cầu của họ, và làm việc để đáp ứng chúng.
Đó là tất cả về truyền thông
Vì lý do này, tôi nghi ngờ quản lý dự án là tất cả về truyền thông. Điều này, bản thân nó, là một sự thật khó chịu đối với tôi. Cho đến một lúc, tôi luôn cho rằng hai điều đó đủ để khiến tôi trở thành một người quản lý dự án tốt:
 
Tôi là một người suy nghĩ lạnh lùng, bình tĩnh, lý trí và logic. Tôi có thể nhìn thấy bức tranh lớn và cũng đi sâu vào chi tiết.
Tôi là một người quyết đoán và thành tích tập trung chuyên nghiệp. Tôi biết giá trị của sự chăm chỉ và kiên trì.
Tôi nghĩ rằng hai người này cùng nhau là đủ để thành công như một người quản lý dự án. Và, họ là người của một số dự án. Nhưng khi các cổ phần cho các cá nhân tăng lên, và khía cạnh chính trị trở nên quan trọng hơn, họ không còn đủ.
 
Trong thực tế, bây giờ tôi sẽ tranh luận, họ có thể là một người chặn thành công thực sự. Những gì bạn cần là sự sẵn sàng và khéo léo trong giao tiếp với một loạt các bên liên quan. Công việc của bạn không phải là chính trị theo cách tiếp cận của bạn, nhưng, bạn hoàn toàn phải tham gia vào trò chơi của chính trị dự án.

Bạn hãy xem thêm link phía dưới đây

2. Bạn sẽ có được nhóm dự án mà bạn xứng đáng

Sự tham gia của các bên liên quan là tất cả về giao tiếp. Nhưng sự khó chịu của tôi tăng lên khi tôi nhận ra rằng đó là giao dự án. Bởi vì sự thật khó chịu ở đây là bạn có được đội bóng mà bạn xứng đáng. Điều này không có nghĩa là, nếu bạn là một người tốt, vũ trụ sẽ thưởng cho bạn một đội tốt. Và nếu bạn xấu, thì vũ trụ sẽ trừng phạt bạn. Nếu chỉ có điều đó là đúng!
 
Đây là ý nghĩa của nó: khoản đầu tư bạn bỏ ra để phát triển và nuôi dưỡng nhóm của bạn sẽ quyết định chất lượng làm việc nhóm và cam kết cá nhân mà bạn sẽ nhận được.
Giao tiếp lần nữa
Vì vậy, làm thế nào để bạn đầu tư vào nhóm của bạn? Bạn đoán nó liên lạc với nhau. Tôi chỉ mới kết luận gần đây, hơi miễn cưỡng, rằng quản lý dự án là 80 phần trăm truyền thông.

3. Bạn không thể kiểm soát mọi thứ

Một điều tôi nhận thấy ở bản thân và trong hầu hết mọi người quản lý dự án mà tôi đã biết, đó là: điều mà các nhà quản lý dự án khao khát, trên hết, là sự kiểm soát.
 
Chúng tôi không kiểm soát quái vật. Nhưng công việc của chúng tôi rất đơn giản. Đó là mang lại sự kiểm soát cho các môi trường không chắc chắn, phức tạp, thay đổi và đôi khi khó hiểu. Và chúng tôi đã thiết kế nhiều phương pháp và công cụ để giúp chúng tôi làm điều đó.
Truyền thống so với Agile
Trong quản lý dự án truyền thống, dự đoán, chúng tôi đã thiết kế các quy trình và công cụ để:
 
Dự đoán những gì sẽ xảy ra và
Lập kế hoạch công việc của chúng tôi để thích ứng với rủi ro và dự phòng.
Nhưng trong thế giới mới thậm chí ít chắc chắn hơn về phát triển phần mềm quy mô lớn, điều đó ngày càng khó khăn. Vì vậy, các phương pháp nhanh đã ra đời, để đặt các khung mới xung quanh các nỗ lực có độ tin cậy thấp hơn.
 
Và trong các lĩnh vực đòi hỏi sự chắc chắn của việc lập kế hoạch và ước tính, nhưng cũng cần phần mềm phức tạp cho vay theo cách tiếp cận đó, các nhà quản lý dự án đã thiết kế các phương pháp lai có các khía cạnh phù hợp nhất của mỗi phương pháp.
 
Vũ trụ không đứng về phía bạn
Mặc dù vậy, sự thật khó chịu ở đây là vũ trụ không đứng về phía nào. Và nó chắc chắn sẽ không tôn trọng kế hoạch của bạn. Đối với nhiều người quản lý dự án, một trích dẫn yêu thích đến từ một vị tướng Phổ. Helmuth von Moltke cho biết: Không có kế hoạch nào sống sót sau lần tiếp xúc đầu tiên với kẻ thù.
 
Nhưng, với tư cách là người lạc quan vĩnh cửu, tôi thấy mình bị cuốn hút hơn bởi một câu trích dẫn từ Đại tướng và Tổng thống Hoa Kỳ, Dwight D Eisenhower: Các kế hoạch không có gì; kế hoạch là tất cả.
Những gì tôi nhận được từ điều này là chúng ta không thể kiểm soát kết quả. Nhưng chúng ta có thể kiểm soát sự chuẩn bị và sẵn sàng cho những điều bất ngờ.

4. Bạn không thể làm hài lòng tất cả các bên liên quan của bạn mọi lúc

Tôi đã diễn giải câu trích dẫn kinh điển thường được gán cho Abraham Lincoln. Nó phản ánh kinh nghiệm của tôi. Trong bất kỳ dự án phức tạp nào, bạn sẽ có nhiều bên liên quan. Và mỗi người sẽ có những mong muốn và nhu cầu khác nhau từ các đồng nghiệp của họ. Bạn sẽ có các chương trình nghị sự, cơ sở quyền lực và phong cách khác nhau để đối phó.
 
Đây là lý do tại sao tôi luôn nghĩ rằng phạm vi dự án là phần khó nhất trong quản lý dự án. Đây là nơi bạn cần dung hòa tất cả các quan điểm khác nhau.
 
Nhưng, sự thật khó chịu là bạn hiếm khi có thể làm như vậy hoàn toàn. Cho dù bạn làm việc chăm chỉ đến mức nào, và bạn khéo léo đàm phán như thế nào, thường sẽ có một số bên liên quan mà bạn không hài lòng.
Dự án là chính trị
Điều này đưa chúng ta trở lại điểm tôi đã làm với sự thật khó chịu đầu tiên của mình. Quản lý dự án không thể tránh chính trị. Phạm vi chỉ là một phần của việc đàm phán sự pha trộn tốt nhất của chức năng, đặc điểm kỹ thuật và chất lượng. Nó chủ yếu là về việc tìm kiếm sự thỏa hiệp chính trị đúng đắn. Đây là một trong những tôn trọng sức mạnh tương đối của các bên liên quan cạnh tranh.

5. Người quản lý dự án vắng mặt là một mâu thuẫn trong các điều khoản

Đã có lúc tôi đi từ một người quản lý dự án có năng lực đến được coi là một người giỏi.
 
Những gì bạn làm trong thế giới này là một vấn đề không có kết quả. Câu hỏi đặt ra là những gì bạn có thể làm cho mọi người tin rằng bạn đã làm.”- Arthur Conan Doyle, Chiếc nhẫn tình cờ
 
Và, tại thời điểm đó, công ty của tôi đôi khi sẽ yêu cầu tôi đến thăm các dự án khác. Tôi đã đi để đưa ra lời khuyên và hỗ trợ các nhà quản lý dự án ít kinh nghiệm. Vì một số lý do, đó là những ngày mà mọi thứ trở nên tồi tệ, trở lại với dự án của riêng tôi.
Chu kỳ giám sát và điều khiển
Bạn càng thường xuyên theo dõi những gì đang xảy ra trong dự án của mình , bạn càng sớm nhận được các vấn đề. Bạn càng sớm nhặt chúng, chúng càng nhỏ. Do đó, họ dễ dàng giải quyết hơn. Và, bởi vì bạn đang theo dõi thường xuyên, bạn có thể kiểm tra hiệu quả của can thiệp và điều chỉnh nó một cách nhanh chóng, nếu bạn cần.
 
Nhưng, nếu bạn không theo dõi thường xuyên đủ, điều đầu tiên đôi khi bạn sẽ biết về một vấn đề là khi nó đã là một vấn đề lớn. Vì vậy, bạn sẽ cần một sự can thiệp đáng kể để khắc phục nó. Nhưng sau đó, nếu phải mất một thời gian trước khi bạn có thể kiểm tra nó, mọi vấn đề còn sót lại có thể nhanh chóng bùng phát, mất kiểm soát.
 
Một người quản lý dự án cần phải có mặt, để theo dõi và kiểm soát dự án của bạn. Nếu bạn không, bạn không quản lý dự án của bạn.

Bạn hãy xem thêm link phía dưới đây

6. Sự thay đổi xảy ra!

Tôi đã ngụ ý vũ trụ không mang theo nến cho dự án của bạn. Thật vậy, thực tế còn tồi tệ hơn thế. Dự án của bạn tồn tại trong một bối cảnh rộng lớn hơn về:
 
Thay đổi chính trị
Công nghệ phát triển
Kinh tế không ổn định
Phá vỡ thương mại
Cơ quan lập pháp và pháp lý
Đe dọa an ninh
Có bất kỳ thắc mắc rằng kế hoạch của bạn đã hết hạn vào ngày thứ hai?
Đó là những gì tôi đã đến đây cho trò chơi
Là một người thích dự đoán, đó là một sự thật khó chịu. Nhưng tôi thấy rằng tôi cũng là người thích thử thách giải quyết vấn đề liên tục . Có một cảm giác thành tích khi bạn làm một cái gì đó. Và thậm chí còn nhiều hơn nữa, khi bạn làm điều gì đó chống lại tỷ lệ cược.
 
Thực tế đối với tôi, là đôi khi, một chút đáng sợ của những phút cuối tàu thật thú vị. Và đó là những gì tôi nghĩ rằng rất nhiều người trong chúng ta yêu thích các dự án.

7. Chú ý đến chi tiết tạo nên sự khác biệt giữa thành công và thất bại

Quản lý dự án chủ yếu là những người có thể làm. Đối với chúng tôi, JDI (viết tắt của cụm từ Just Just It, về dòng chữ Nike) là một tính từ ngắn gọn của câu thần chú yêu thích của chúng tôi (JFDI). Vì vậy, khi đi đến giai đoạn cuối cùng của một dự án, hoặc sắp xếp các chi tiết cuối cùng mà chúng ta muốn tắt, bắt đầu một cái gì đó mới và thú vị hơn.
 
Vì vậy, sự thật khó chịu ở đây là chúng ta không thể bỏ qua quá trình đóng cửa dự án. Hay chính xác hơn là chúng ta không được. Và nó đau. Bởi vì đội của bạn sẽ muốn được nghỉ. Thật vậy, một phần vai trò của bạn sẽ là quản lý lối thoát của họ từ dự án của bạn và vào các vị trí mới. Bạn sẽ không kém kiên nhẫn hơn họ.
 
Nhưng ma quỷ là trong các chi tiết, để sử dụng một từ sáo rỗng. Nếu bạn từ bỏ dự án của mình trước khi nó kết thúc hoặc bỏ qua các chi tiết vì chúng làm bạn chán, thì sẽ phải trả giá. Và nó sẽ là một lớn. Bạn sẽ bỏ ra 80 phần trăm nỗ lực. Nhưng dự án của bạn có thể chỉ là 20 phần trăm của sự thành công cần có.
 
Chú ý đến chi tiết là rất quan trọng. Không có nó, bạn có thể biến một dự án thành công thành một thất bại đáng buồn. Sự thật không khó chịu hơn thế.
 
Một sự thật khó chịu cuối cùng: bạn không thể làm điều đó một mình. Đúng, bạn cần một đội ngũ tuyệt vời, nhưng đừng quên cung cấp cho họ các công cụ họ cần để thành công. ProjectManager.com là một phần mềm quản lý dự án dựa trên đám mây với bảng điều khiển thời gian thực, biểu đồ Gantt trực tuyến và các tính năng hợp tác để phục vụ bạn và nhóm của bạn. Xem làm thế nào bằng cách dùng thử 30 ngày miễn phí này.

Tags:
Bình luận

Bình luận

Các bài viết mới

Các tin cũ hơn